Was die Ausschreibung tatsächlich prüft
Ausschreibungsunterlagen für Arbeitskleidung und persönliche Schutzausrüstung gliedern sich üblicherweise in drei Anforderungsbereiche. Jeder prüft etwas anderes.
- Eignung des Bieters. EEE, Ausschlussgründe, Teilnahmebedingungen, Referenzen und häufig eine finanzielle Sicherheit für die Ernsthaftigkeit des Angebots.
- Konformität der Ware. Datenblätter, EU-Konformitätserklärungen, Zertifikate benannter Stellen, Muster und Größentabellen.
- Kommerzieller Teil. Angebotskostenvoranschlag nach Positionen, Lieferfristen, Gültigkeit von Angebot und Preisen, Abrufbedingungen.
Der erste Bereich prüft das Unternehmen, die beiden anderen die Ware und die Umsetzbarkeit. Der zweite Bereich ist derjenige, bei dem Details am leichtesten übersehen werden, da Nachweise oft für das gesamte Lieferantenprogramm gesammelt werden und nicht für genau den Artikel, der im Kostenvoranschlag eingetragen ist. Wenn Sie ein Angebot für eine öffentliche Ausschreibung vorbereiten, stellen Sie den Nachweisordner nach Artikeln zusammen, nicht nach Lieferanten – für jede Position ein eigenes Blatt.
Konformitätsnachweise: Erklärung, Zertifikat, technisches Datenblatt
Die Kategorie der persönlichen Schutzausrüstung gemäß Verordnung (EU) 2016/425 legt fest, wer die Konformität bestätigt und welche Unterlagen dem Angebot beizulegen sind.
| Kategorie | Typische Produkte | Was im Angebot enthalten sein muss |
|---|---|---|
| I | Handschuhe für leichte Tätigkeiten, Schutz vor oberflächlichen mechanischen Verletzungen | EU-Konformitätserklärung des Herstellers, CE-Kennzeichnung, Herstelleranweisungen |
| II | Sicherheitsschuhe, Warnschutzkleidung, die meisten Bekleidungsstücke mit Schutzfunktion | EU-Baumusterprüfbescheinigung einer notifizierten Stelle, EU-Konformitätserklärung, technisches Datenblatt |
| III | Schutz vor Flammen, Lichtbogen, Chemikalien, Absturz aus der Höhe | alles aus Kategorie II sowie Nachweis der Fertigungsüberwachung, CE-Kennzeichnung mit vierstelliger Nummer der notifizierten Stelle |
Drei Angaben, die vor der Angebotsabgabe zu prüfen sind:
- ob die Artikelnummer auf dem Zertifikat mit der Artikelnummer im Angebot übereinstimmt, einschließlich der Schnitt- oder Farbvariante, falls diese separat zertifiziert sind,
- ob die EU-Baumusterprüfbescheinigung noch gültig ist, da ihre Gültigkeit zeitlich befristet ist und erneuert werden muss,
- ob die Herstelleranweisungen auf Slowenisch vorliegen und ob die Konformitätserklärung beigefügt oder unter der angegebenen Internetadresse abrufbar ist.
Die Behauptung, ein Produkt entspreche den Vorschriften für persönliche Schutzausrüstung, hat ohne Zertifikatsnummer und ohne Angabe der Stelle keinen Beweiswert. Bei Kategorie III ist eine CE-Kennzeichnung ohne vierstellige Nummer der Stelle ein Hinweis darauf, dass die Unterlagen erneut geprüft werden sollten.
Normen und Klassen, die genau angegeben werden müssen
Der Auftraggeber verlangt in der Regel Standard und Klasse. Das Angebot sollte beides wörtlich wiedergeben, da die Bewertung nach der geforderten Zeile und nicht nach der Produktbeschreibung im Katalog erfolgt.
| Standard | Was er abdeckt | Was anzugeben ist |
|---|---|---|
| EN ISO 20345 | Sicherheitsschuhe mit Zehenschutzkappe | die Typbezeichnung (SB, S1, S1P, S2, S3 und neuere Bezeichnungen aus der Ausgabe 2022), die Art des Durchtrittschutzes und die Rutschhemmungsklasse in der von der Ausschreibung geforderten Form |
| EN ISO 20347 | Berufsschuhe ohne Zehenschutzkappe | die Typbezeichnung (OB, O1, O2, O3) und zusätzliche Merkmale aus der Kennzeichnung |
| EN ISO 20471 | Warnschutzkleidung | Klasse 1, 2 oder 3 sowie die maximale Anzahl an Pflegezyklen, bei denen die Eigenschaften noch gelten |
| EN ISO 11612 | Schutz vor Hitze und Flammen | die Buchstabencodes (A1 oder A2, B, C, D, E, F) zusammen mit den jeweiligen Stufen |
| EN IEC 61482-2 | Schutz vor Lichtbogen | die Klasse APC 1 oder APC 2 aus der Prüfung in der geschlossenen Kammer bzw. die Werte aus der Prüfung mit offenem Lichtbogen |
| EN 388 | Handschuhe, mechanische Risiken | alle Zeichen der Kennzeichnung, auch die Schnittfestigkeit nach der TDM-Methode mit Kennzeichnung von A bis F |
| EN 343 | Schutz vor Regen | die Klasse des Widerstands gegen Wasserdurchgang und die Klasse des Widerstands gegen Wasserdampfdurchgang |
| EN 342 | Bekleidungssysteme für kalte Umgebungen | die Wärmeisolation des Systems und die Luftdurchlässigkeitsklasse |
| EN 14058 | Einzelne Kleidungsstücke für kühle Umgebungen | den Wärmedurchlasswiderstand und weitere im Standard klassifizierte Eigenschaften |
Die Sichtbarkeitsklassen unterscheiden sich nach der Mindestfläche des Grund- und des reflektierenden Materials, weshalb ein kurzärmliges T-Shirt allein in der Regel nicht die höchste Klasse erreicht. Ob für einen bestimmten Einsatzort Klasse 2 ausreicht oder Klasse 3 erforderlich ist, ergibt sich aus der Risikobeurteilung des Auftraggebers und aus der Ausschreibungszeile, nicht aus der Einschätzung des Anbieters. Die Bedeutung der einzelnen Kennzeichnungen ist im Normenglossar zusammengefasst.
Muster, Größentabellen und Kennzeichnung
Muster. Sie werden häufig nur für bestimmte Positionen verlangt, die Frist für Muster kann getrennt von der Angebotsabgabefrist laufen, lesen Sie diese daher gesondert. Es ist genau der Artikel einzusenden, der im Kostenvoranschlag mit Artikelnummer, Größe und Losnummer angegeben ist. Ein Muster eines anderen Modells aus demselben Programm kann Grund für einen Ausschluss sein, selbst wenn das Produkt teurer oder besser ist.
Größentabellen. Es ist sinnvoll, die Körpermaße in Zentimetern beizulegen und nicht nur Kennzeichnungen von S bis 3XL. Geben Sie im Angebot an:
- den Größenbereich für jeden Artikel, einschließlich größerer Nummern und Damenschnitte,
- die Art der Größenkennzeichnung mit Piktogramm der Körpermaße,
- ob vor der ersten Lieferung eine Vermessung des Teams vor Ort möglich ist,
- Frist und Bedingungen für den Größenaustausch nach der ersten Lieferung, zum Beispiel Anzahl der Tage und Anteil der Menge.
Pflege und Kennzeichnung. Geben Sie für Kleidung mit Schutzfunktion die Anzahl der Pflegezyklen an, bei denen die Eigenschaften geprüft sind, sowie ob es sich um Haushalts- oder industrielle Wäsche handelt. Wenn ein Logo verlangt wird, stellen Sie sicher, dass Stickerei oder Druck die reflektierenden Streifen nicht beeinträchtigen und dass bei Kleidung zum Schutz vor Flammen nur vom Hersteller zugelassene Materialien und Anbringungsstellen verwendet werden.
Aufteilung nach Losen und was überhaupt einzureichen ist
Auftraggeber teilen die Ausschreibung in Lose auf, um die Ware an verschiedene Lieferanten vergeben zu können. Eine gängige Aufteilung erfolgt nach Sicherheitsschuhen, allgemeiner Arbeitskleidung, Warnschutzkleidung, Sonderschutz (Flamme, Lichtbogen, Chemikalien), Handschuhen und Kleinausrüstung sowie Winterprogramm.
Innerhalb eines Loses gilt in der Regel alles oder nichts. Eine einzige Position, die nicht mit einem zertifizierten Produkt abgedeckt ist, kann den Verlust des gesamten Loses bedeuten, daher ist es sinnvoller, weniger Lose vollständig anzubieten als mehrere Lose lückenhaft.
Wird ein konkretes Produkt mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ genannt, liegt die Beweislast beim Bieter. Die Gleichwertigkeit wird durch einen Prüfbericht oder ein Zertifikat nachgewiesen, nicht durch eine Behauptung im Begleitschreiben. Das Gesetz über die öffentliche Auftragsvergabe verpflichtet den Auftraggeber im Teil zu den technischen Spezifikationen, bei Verweis auf ein bestimmtes Produkt gleichwertige Ware zuzulassen, daher ist eine Anfrage auf dem Portal für öffentliche Ausschreibungen vor Ablauf der Frist für Fragen günstiger als ein späterer Einspruch. Wie ein Angebot nach Losen in der Praxis erstellt wird, ist auf der Seite Großhandel und B2B beschrieben.
Kaufmännischer Teil: Preise, Abrufe und Rahmenvereinbarung
Der kommerzielle Teil wird oft übersehen, weil er wie reines Formularausfüllen wirkt, dabei entscheidet gerade er darüber, ob das Geschäft nach Vertragsunterzeichnung tragfähig bleibt. Prüfen Sie:
- ob die Preise für die gesamte Vertragslaufzeit fix sind oder eine Anpassung vorgesehen ist und nach welchem Maßstab,
- ob Transport, Verpackung und Zustellung nach Standorten im Preis enthalten sind, wenn der Auftraggeber die Lieferung auf mehrere Einheiten aufteilt,
- wie hoch der Mindestwert eines einzelnen Abrufs ist und innerhalb welcher Frist er auszuführen ist,
- ob Vertragsstrafen und eine Sicherheit für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung vorgesehen sind,
- wie lange das Angebot gültig ist und ob es auf Aufforderung des Auftraggebers verlängert werden muss.
Bei mehrjährigen Rahmenvereinbarungen ist auch die Austauschbarkeit des Artikels wichtig. Modelle ändern sich innerhalb weniger Jahre oder verschwinden aus dem Sortiment, daher ist es sinnvoll, bereits im Angebot das Verfahren zu beschreiben, nach dem mit dem Auftraggeber ein Ersatzmodell mit gleichen oder besseren Eigenschaften gemäß Norm und zu gleichem oder niedrigerem Preis bestätigt wird.
Checkliste vor der Einreichung
Die abschließende Prüfung geht schneller, wenn sie der Reihe nach und nach Artikeln erfolgt:
- jede Position des Kostenvoranschlags hat ihr eigenes Datenblatt, eine Konformitätserklärung und bei Bedarf ein Zertifikat einer benannten Stelle,
- die Codes stimmen im Kostenvoranschlag, im Datenblatt und im Zertifikat überein,
- Normen und Klassen sind exakt so übernommen, wie sie in der Ausschreibung angegeben sind,
- Muster wurden an die richtige Adresse, fristgerecht und mit Codes versehen versandt,
- Größentabellen liegen mit Maßangaben in Zentimetern bei,
- Formulare sind so ausgefüllt und unterschrieben, wie es die Angebotsanleitung vorschreibt,
- das Angebot wurde im richtigen elektronischen System und fristgerecht eingereicht, da das System nach Ablauf der Einreichfrist keine Angebote mehr annimmt.
Wenn eine der geforderten Unterlagen nicht rechtzeitig beschafft werden kann, ist es besser, weniger Positionen mit vollständiger Dokumentation anzubieten als ein ganzes Los mit einer Lücke. Senden Sie uns die Ausschreibungsunterlagen und wir erstellen einen Vorschlag nach Losen mit den zugehörigen Nachweisen.
Ein Angebot für eine öffentliche Ausschreibung von Arbeitskleidung wird nicht nach der Programmbeschreibung bewertet, sondern danach, ob für jede Position des Kostenvoranschlags ein Nachweis mit übereinstimmendem Code, Norm und Klasse beiliegt. Wer die Nachweise artikelweise zusammenstellt und die Fristen für Muster getrennt von der Angebotsfrist prüft, spart gerade in den letzten Tagen vor Abgabe am meisten Arbeit.